Cum alegi un program de ofertare: criteriile pe care le verifici înainte să plătești

Pe scurt

• Un program de ofertare se alege după ce face cu oferta după ce o trimiți, nu doar după cât de repede o creezi.
• Criteriile verificabile: catalog, ofertă ca link, urmărirea deschiderii, acceptare online, echipe și roluri, limbi, monede, export, prețuri publice, GDPR și un test gratuit.
• Mai jos ai un tabel „ce verifici”, pe care îl poți folosi la orice program, plus întrebările de pus înainte de plată.
• Dacă ai nevoie doar de structura documentului, pornește de la modelul de ofertă de preț.

Ce este un program de ofertare și de ce ai avea nevoie de unul?

Un program de ofertare este o aplicație în care construiești oferte din produsele și prețurile tale, le trimiți clientului și urmărești ce se întâmplă cu ele până la acceptare.

Pe piață vei găsi sub același nume tipuri diferite de instrumente:

Niciun tip nu e „corect” pentru toată lumea. Începe cu întrebarea: ce pierzi azi în procesul de ofertare? Timp la calcule, oferte fără răspuns, versiuni amestecate pe email sau colegi care lucrează fiecare în alt fișier?

Ce criterii verifici la un program de ofertare?

Verifici unsprezece lucruri: catalogul, oferta ca link, urmărirea deschiderii, acceptarea online, echipele, limbile, monedele, exportul, prețurile publice, GDPR și testul gratuit.

Catalogul de produse

Catalogul e baza: produsele, unitățile de măsură, prețurile și imaginile pe care le refolosești în fiecare ofertă. Verifică dacă poți importa catalogul din fișierul pe care îl ai deja (Excel, CSV), dacă poți organiza produsele pe categorii și dacă o schimbare de preț în catalog ajunge în ofertele noi fără să o copiezi de mână.

Oferta ca link, nu doar ca PDF

O ofertă trimisă ca link se deschide în browser, pe telefon sau pe calculator, fără atașamente. Verifică dacă linkul arată cu brandul tău (logo, culori), dacă rămâne valabil după ce modifici oferta și dacă poți descărca totuși un PDF pentru clienții care îl cer.

Urmărirea deschiderii

Programul îți poate arăta când a fost deschisă oferta, de câte ori și de pe ce tip de dispozitiv. Informația te ajută să revii la client la momentul potrivit. Verifică ce anume se înregistrează și cum îl informezi pe client despre asta. Detalii despre metode și limitele lor găsești în articolul despre deschiderea ofertei.

Acceptarea online

Întreabă cum acceptă clientul: un buton simplu, un cod primit pe email, o semnătură desenată? Verifică ce rămâne înregistrat după acceptare (data, versiunea acceptată, cine a acceptat) și dacă oferta acceptată se mai poate modifica.

Echipe și roluri

Dacă lucrezi cu colegi, verifică dacă fiecare are contul lui, dacă există roluri (de exemplu administrator și agent) și dacă un agent își vede doar ofertele lui sau pe ale tuturor. Uită-te și cum se plătește: pe utilizator, pe număr de oferte sau pe funcții.

Limbi și monede

Pentru clienți din alte țări, verifică în ce limbi poate apărea oferta pentru client (textele fixe, emailurile, codul de acceptare) și în ce monede poți emite oferta. Dacă lucrezi cu euro, verifică dacă poți afișa totalul și în lei, cu un curs ales de tine.

Exportul

Datele sunt ale tale. Verifică dacă poți exporta produsele, clienții și ofertele (Excel, CSV, PDF) oricând, nu doar la încetarea abonamentului.

Prețuri publice

Un program cu prețuri publicate pe site îți permite să calculezi costul înainte de o discuție de vânzare. Verifică ce include fiecare plan: număr de utilizatori, de oferte, de produse, funcții. Întreabă dacă prețul e cu sau fără TVA și dacă se schimbă după o perioadă promoțională.

GDPR

Programul prelucrează datele clienților tăi în numele tău. Regulamentul GDPR cere ca această relație să fie reglementată printr-un contract cu furnizorul programului, care stabilește, între altele, ce se întâmplă cu datele la final: ștergere sau returnare, la alegerea ta (art. 28). Verifică dacă termenii o spun clar și unde sunt stocate datele.

Testul gratuit

Un test pe oferte reale spune mai mult decât orice pagină de prezentare. Verifică ce primești gratuit (zile, număr de oferte, funcții), dacă ți se cere cardul la înscriere și dacă testul include toate funcțiile pe care le vei plăti.

Cum arată tabelul „ce verifici”?

Tabelul de mai jos îl poți completa pentru fiecare program pe care îl iei în calcul. Răspunsul „da” sau „nu” nu ajunge: notează și cum ai verificat.

Ce greșeli faci ușor când alegi un program de ofertare?

Greșelile frecvente sunt alegerea după listă de funcții, testarea pe date inventate și ignorarea drumului clientului.

• Compari liste de funcții, nu fluxul tău. Scrie pașii unei oferte obișnuite, de la cererea clientului la acceptare, și verifică fiecare pas în program.
• Testezi cu produse inventate. Importă catalogul real. Problemele apar la unități de măsură, variante și prețuri cu TVA.
• Nu te uiți la ce vede clientul. Deschide oferta de pe telefon, ca și cum ai fi client. Acolo se decide dacă oferta e citită.
• Uiți de colegi. Un program ales de o singură persoană, fără rolurile celorlalți, ajunge folosit doar de ea.
• Nu verifici ieșirea. Înainte să muți totul într-un program, verifică exportul.

Ce întrebări pui înainte să plătești?

Înainte de plată, cere răspunsuri scrise la câteva întrebări simple, care nu depind de prezentare.

1. Ce include exact planul pe care îl aleg și ce se întâmplă dacă depășesc o limită?
2. Pot schimba planul sau anula oricând? Ce se întâmplă cu datele după anulare?
3. Există un contract de prelucrare a datelor și unde sunt stocate datele?
4. Clientul meu trebuie să-și facă un cont ca să vadă sau să accepte oferta?
5. Pot ascunde sau personaliza elementele programului din oferta pentru client?

Cum răspunde Oifers la aceste criterii?

Oifers e un program de ofertare dedicat. Îl poți verifica după același tabel:

• catalog de produse, cu import din Excel sau CSV;
• oferta ca link, cu brandul firmei, și PDF când e nevoie;
• urmărirea deschiderii: vezi când a fost deschisă oferta, de câte ori și de pe ce tip de dispozitiv. Clientul trebuie informat despre această prelucrare;
• acceptare online cu un cod primit pe email;
• echipe cu roluri de administrator și agent;
• oferta pentru client în română, engleză sau maghiară;
• oferte în lei sau euro, cu cursul ales de tine;
• export Excel și CSV pentru produse, clienți și oferte;
• prețuri publice pe pagina de prețuri: planurile diferă doar prin numărul de utilizatori, iar înainte de plată ai 10 oferte gratuite, o singură dată, fără card.

Dacă pe lângă ofertele către clienți ceri și prețuri de la furnizori, Oifers acoperă și partea aceasta: vezi cererile de ofertă către furnizori.

Pentru ofertele propriu-zise, vezi și:

• modelul de ofertă comercială;
• cum faci follow-up după trimiterea ofertei.

Articol cu caracter informativ. Nu înlocuiește consultanța juridică.

Surse

• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 13 (informarea persoanei vizate) și art. 28 (persoana împuternicită de operator) — EUR-Lex