Cum afli dacă clientul a deschis oferta

Pe scurt

• Confirmarea de citire din Gmail și Outlook depinde de destinatar: o poate refuza, iar în Gmail funcționează doar pe conturi de la serviciu sau școală.
• Pixelii din email dau rezultate nesigure: unele aplicații de email descarcă imaginile automat, fără ca mesajul să fie citit.
• Oferta trimisă ca link îți arată când a fost deschisă, de câte ori și de pe ce tip de dispozitiv, pentru că se deschide chiar pagina ofertei.
• Oricare metodă alegi, informează clientul despre această prelucrare (GDPR).

Poți afla sigur dacă clientul a citit oferta?

Nu poți afla sigur dacă a citit-o, dar poți afla dacă a deschis-o. Diferența contează: o deschidere arată interes, nu o decizie.

Când cauți „cum stii daca clientul a citit oferta”, vrei de fapt să știi când să revii la el și ce să-i spui. Pentru asta ai trei variante, cu grade diferite de încredere:

Niciuna nu îți spune dacă clientul a citit cu atenție fiecare rând. Toate îți spun, mai mult sau mai puțin sigur, dacă oferta a ajuns în fața lui.

Cum funcționează confirmarea de citire în Gmail?

În Gmail ceri confirmarea de citire din „Mai multe opțiuni” → „Solicită o confirmare de citire” când scrii mesajul, dar funcția există doar pentru conturile de la serviciu sau școală.

Conform paginii de ajutor Google:

• confirmarea de citire nu e disponibilă pentru conturile personale @gmail.com;
• destinatarul poate fi nevoit să aprobe trimiterea confirmării;
• nu funcționează în unele situații, de exemplu la trimiterea către liste de grup sau când destinatarul folosește anumite programe de email;
• o confirmare primită nu înseamnă întotdeauna că mesajul a fost citit.

Pe scurt, „confirmare citire email gmail” funcționează doar dacă tu ai cont de firmă în Google Workspace și dacă destinatarul acceptă.

Cum funcționează confirmarea de citire în Outlook?

În noul Outlook bifezi „Solicitați o confirmare de citire” din fila „Opțiuni”, grupul „Urmărire”, dar destinatarul poate refuza să o trimită și nu ai cum să-l obligi.

Pagina de ajutor Microsoft face și o distincție utilă:

• confirmarea de livrare arată că mesajul a ajuns în căsuța destinatarului, nu că a fost văzut;
• confirmarea de citire arată că mesajul a fost deschis, dacă destinatarul acceptă să o trimită.

Microsoft precizează explicit că nu există nicio modalitate de a impune unui destinatar să trimită confirmarea de citire. Dacă nu primești nimic, nu înseamnă că oferta n-a fost citită.

Ce sunt pixelii de urmărire din email și de ce dau rezultate nesigure?

Un pixel de urmărire e o imagine invizibilă din email. Când aplicația de email o descarcă, expeditorul vede o „deschidere”. Problema: descărcarea nu înseamnă neapărat că omul a citit mesajul.

Exemple de situații care dau rezultate înșelătoare:

• descărcare automată: Apple descrie că funcția Mail Privacy Protection descarcă implicit conținutul de la distanță în fundal, indiferent dacă utilizatorul interacționează cu emailul. Rezultatul: „deschideri” care nu s-au produs;
• imagini blocate: dacă aplicația nu încarcă imaginile, nu vezi nicio deschidere, deși mesajul a fost citit;
• atașamentul: chiar dacă emailul e deschis, nu afli nimic despre PDF-ul cu oferta.

Mai e și partea legală. Legea 506/2004 permite stocarea de informații sau accesul la informațiile stocate în echipamentul unui utilizator numai cu acordul lui, după o informare clară (art. 4 alin. (5)). Dacă folosești instrumente de „email tracking”, verifică dacă se aplică acestei situații și cum obții acordul.

Ce afli când trimiți oferta ca link?

Când oferta e o pagină online, vezi când a fost deschisă, de câte ori și de pe ce tip de dispozitiv, pentru că se înregistrează chiar deschiderea ofertei, nu a emailului.

Diferența față de email e simplă: clientul nu deschide un mesaj care conține oferta, ci deschide oferta însăși. De aceea informația e mai apropiată de ce te interesează.

Cu Oifers trimiți oferta ca link cu brandul firmei și vezi:

• când a fost deschisă oferta;
• de câte ori a fost deschisă;
• de pe ce tip de dispozitiv (de exemplu telefon sau calculator);
• dacă a fost acceptată online. Clientul confirmă acceptarea cu un cod primit pe email.

→ Vezi cum arată oferta online — ofertă demo, cu date fictive, așa cum o vede clientul.

Linkul poate fi trimis pe email, pe WhatsApp sau prin orice alt canal. Deschiderea se vede indiferent de aplicația de email a clientului.

Ce trebuie să știe clientul despre urmărirea deschiderii?

Clientul trebuie informat că deschiderea ofertei este înregistrată. Firma ta stabilește scopul și temeiul legal ale prelucrării, iar persoana vizată află asta în momentul colectării datelor.

Ce spune GDPR, pe scurt:

• prelucrarea trebuie să aibă un temei legal (art. 6);
• persoana vizată trebuie informată despre scop, temei și destinatari atunci când datele sunt colectate (art. 13);
• dacă folosești un furnizor care prelucrează datele în numele tău, acesta e persoană împuternicită, iar relația se stabilește printr-un contract (art. 28). În cazul Oifers, firma care trimite oferta e operatorul, iar Oifers e persoana împuternicită.

Practic, poți adăuga o frază în ofertă sau în politica de confidențialitate: „Pentru a ști când revenim la dumneavoastră, înregistrăm data deschiderii ofertei, numărul de deschideri și tipul de dispozitiv. Detalii în link la politica de confidențialitate.”

Cum folosești informația fără să devii insistent?

Folosește deschiderea ca să alegi momentul în care revii, nu ca subiect de discuție. Clientul vrea ajutor să decidă, nu să afle că a fost urmărit.

Evită formulări de tipul „Am văzut că ați deschis oferta de cinci ori”. Informația te ajută pe tine să alegi momentul, nu trebuie spusă clientului.

Mai departe:

• cum construiești oferta: modelul de ofertă de preț și modelul de ofertă comercială;
• ce faci când răspunde: acceptare, refuz sau contraofertă.

Articol cu caracter informativ. Nu înlocuiește consultanța juridică.

Surse

• Google, „Solicită sau returnează o confirmare de citire” — Ajutor Gmail
• Microsoft, „Adăugarea și solicitarea de confirmări de citire și notificări de livrare în Outlook” — Asistență Microsoft
• Apple, „Mail Privacy Protection & Privacy” — apple.com
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, art. 4 alin. (5) — Portal Legislativ
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 6, 13 și 28 — EUR-Lex