Ce este o cerere de ofertă (RFQ) și cum diferă de ofertă

Pe scurt

• Cererea de ofertă e pasul cumpărătorului: ceri unui furnizor prețuri și condiții. Oferta de preț e răspunsul vânzătorului.
• Juridic, cererea de ofertă nu te obligă la nimic (Codul civil, art. 1190). Oferta completă și fermă îl poate obliga pe cel care o face.
• În engleză, cererea de ofertă de preț se numește RFQ (Request for Quotation). RFI și RFP sunt documente diferite.
• Dacă vrei direct un document de completat, folosește modelul de cerere de ofertă.

Ce este o cerere de ofertă?

Cererea de ofertă este documentul prin care o firmă cere unui furnizor să-i trimită prețuri și condiții pentru produse, servicii sau lucrări pe care le-a definit deja.

O mai întâlnești ca „solicitare de ofertă”, „cerere de preț” sau „cerere de cotație”. În toate cazurile, inițiativa vine de la cel care cumpără, iar documentul descrie ce vrea să cumpere: denumiri, specificații, cantități, termen de livrare, termen de răspuns.

Termenul are și alte sensuri, cu care se amestecă des în căutări:

• în economie, „cererea și oferta” înseamnă relația dintre cantitatea cerută pe piață și cea oferită, care formează prețul. Nu are legătură cu documentul de aici;
• în achizițiile publice, cererea de ofertă ține de procedurile autorităților contractante, care au reguli și formulare proprii. Explicațiile de mai jos nu se aplică acolo.

Articolul acesta e despre cererea de ofertă între firme private.

Cum diferă cererea de ofertă de oferta de preț?

Cererea de ofertă o trimite cumpărătorul și nu-l obligă. Oferta de preț o trimite vânzătorul și, dacă e completă și fermă, îl poate obliga în cazul acceptării.

Codul civil spune că o propunere constituie ofertă de a contracta dacă are suficiente elemente pentru formarea contractului și arată intenția ofertantului de a se obliga dacă e acceptată (art. 1188). Iar solicitarea de a formula oferte, adresată uneia sau mai multor persoane determinate, nu constituie, prin ea însăși, ofertă de a contracta (art. 1190).

Practic, cererea ta deschide discuția. Furnizorul răspunde cu oferta, iar contractul se încheie când tu accepți oferta fără rezerve (art. 1182). Structura unei oferte de preț bune e explicată în ghidul despre modelul de ofertă de preț.

Ce înseamnă RFQ și cum diferă de RFI și RFP?

RFQ (Request for Quotation) e cererea de ofertă de preț. RFI cere informații despre furnizor, iar RFP cere o propunere de soluție, când nu știi încă exact ce cumperi.

Pentru o firmă mică, cele trei se suprapun des: un singur email care cere și informații, și prețuri. Distincția ajută totuși la un lucru: dacă ai deja lista exactă, cere prețuri pe linii (RFQ), ca să poți compara. Dacă ceri unui furnizor de peste hotare, vezi și cum formulezi cererea în engleză.

Ce obligații au cel care cere și cel care ofertează?

Cel care cere nu se obligă să cumpere. Furnizorul care trimite o ofertă fermă, cu termen, trebuie să o mențină în acel termen.

Pentru furnizor, regulile din Codul civil sunt:

• oferta cu termen e irevocabilă de îndată ce autorul ei se obligă să o mențină un anumit termen (art. 1191);
• termenul de acceptare curge din momentul în care oferta ajunge la destinatar (art. 1192);
• oferta fără termen, trimisă cuiva care nu e de față, trebuie menținută un termen rezonabil, cât să poată fi primită, analizată și acceptată (art. 1193).

Pentru tine, cel care cumperi:

• acceptarea trebuie să arate neîndoielnic acordul cu oferta, așa cum a fost formulată, și să ajungă în termen la furnizor (art. 1196);
• un răspuns cu modificări sau completări care nu corespund ofertei nu e acceptare și poate fi considerat contraofertă (art. 1197). Dacă negociezi prețul sau cantitățile, contractul nu e încă încheiat;
• tăcerea nu valorează acceptare, decât în cazurile prevăzute de lege, de acordul părților, de practicile dintre ele sau de uzanțe (art. 1196 alin. (2)).

De aceea, în cererea de ofertă e util să ceri explicit perioada de valabilitate a ofertei. Mai multe despre valabilitate găsești în articolul despre valabilitatea ofertei de preț.

Când are sens să trimiți o cerere de ofertă?

O trimiți când știi ce vrei să cumperi și vrei prețuri comparabile de la unul sau mai mulți furnizori.

Situații obișnuite:

• ai primit o cerere de la un client și îți lipsesc prețurile de achiziție;
• începi o lucrare și ai nevoie de materiale de la mai mulți furnizori;
• vrei să verifici dacă prețurile furnizorului tău obișnuit sunt încă potrivite;
• cumperi un echipament sau un serviciu pe care nu l-ai mai cumpărat.

Nu are sens pentru achiziții mici și repetate, la prețuri de listă. Acolo comanzi direct.

Cum arată fluxul de la cerere la oferta pentru client?

Fluxul are cinci pași: lista de produse, cererea către furnizori, ofertele primite, alegerea și oferta ta către client.

1. Lista. Ce ai nevoie, cu cantități (vezi modelul de necesar de materiale).
2. Cererea. O trimiți furnizorilor potriviți, cu termen de răspuns (model de cerere de ofertă).
3. Ofertele. Fiecare furnizor răspunde cu prețuri și condiții.
4. Alegerea. Compari pe linii și alegi (cum compari ofertele furnizorilor).
5. Oferta ta. Adaugi adaosul și trimiți clientului oferta de preț.

În Oifers, toți pașii stau în același loc. Furnizorul primește cererea pe email, își face cont din aceeași pagină și răspunde pe fiecare linie, fără să vadă cine e clientul tău. Furnizorii au nevoie de cont, iar ofertele lor consumă din cele 10 oferte gratuite ale contului lor. Din comparație generezi oferta către client, cu adaosul aplicat automat.

Articol cu caracter informativ. Nu înlocuiește consultanța juridică.

Surse

• Codul civil (Legea nr. 287/2009, republicată), art. 1182, 1188, 1190, 1191, 1192, 1193, 1196, 1197 — Portal Legislativ